PowerPoint 2016: Screencasts mit der Bildschirmaufzeichnung

Bisher musste man zum Erstellen von so genannten Screencasts, sprich aufgezeichneten Videos des PC-Desktops (z.B. zur Erstellung von YouTube-Kurzvideos) auf kostspielige Software zurück greifen.
Doch jetzt gibt es bei PowerPoint 2016 die Möglichkeit mittels der Bildschirmaufzeichnung den gesamten PC-Desktop (oder einen Teil davon) wahlweise mit oder ohne Audio als Video direkt in die PowerPoint-Folie einzupflegen.
Dazu wählt man über das Register Einfügen den Eintrag Bildschirmaufzeichnung und hat dann die Möglichkeit, den Audiostrom und/oder den Mauszeiger aufzuzeichnen oder nicht sowie den gewünschten Bereich  für den Screencast auszuwählen (wie bereits erwähnt).

Nachdem man die Aufzeichnung gestoppt hat (auch Pausieren ist möglich), wird der Screencast als Video in die Folie eingefügt und kann danach weiter bearbeitet werden. Man kann das Video zwar nicht schneiden, aber kürzen und Ein- und Ausblendeffekte generieren.
Weiters ist es sogar möglich, das Video mittels Rechtsklick und der Wahl von Medien speichern unter als eigenständige MP4-Datei abzuspeichern und danach z.B. den Upload auf den eigenen YouTube-Channel vorzunehmen.
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Word 2013/2016: Zugriff auf persönliche Vorlagen

Nutzer von Word 2013 und 2016 müssen sich bezüglich der eigenen Dokumentvorlagen umstellen, da Microsoft in beiden Office-Versionen nur die firmeneigenen Vorlagen aus der Cloud anbietet.

word templates

Man bekommt also nach beim Aufrufen der Dokumentvorlagen die eigenen Vorlagen per default NICHT angezeigt.

Mit einem Trick lassen sich jedoch weiter die persönlichen Vorlagen verwenden. Dazu klickt man auf „DateiOptionenSpeichern“ und trägt im derzeit noch leeren Feld hinter „Standardspeicherort für persönliche Dokumentvorlagen“ den passenden Pfad ein. In Windows 7, 8/8.1 und 10 heißt der Ordner standardmäßig „C:Usersindividueller BenutzernameAppDataRoaming MicrosoftTemplates“.

Diesen Eintrag muss man tatsächlich manuell vornehmen, denn eine „Durchsuchen“-Schaltläche gibt es hier leider nicht. Wenn das Programm nun neu gestartet wird, kann man ab sofort wieder über „DateiNeu“ zwischen den beiden Vorlagenkategorien „Empfohlen“ und „Persönlich“ wählen.

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Word 2013/2016: Zugriff auf persönliche Vorlagen

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Man bekommt also nach beim Aufrufen der Dokumentvorlagen die eigenen Vorlagen per default NICHT angezeigt.

Mit einem Trick lassen sich jedoch weiter die persönlichen Vorlagen verwenden. Dazu klickt man auf „DateiOptionenSpeichern“ und trägt im derzeit noch leeren Feld hinter „Standardspeicherort für persönliche Dokumentvorlagen“ den passenden Pfad ein. In Windows 7, 8/8.1 und 10 heißt der Ordner standardmäßig „C:Usersindividueller BenutzernameAppDataRoaming MicrosoftTemplates“.

Diesen Eintrag muss man tatsächlich manuell vornehmen, denn eine „Durchsuchen“-Schaltläche gibt es hier leider nicht. Wenn das Programm nun neu gestartet wird, kann man ab sofort wieder über „DateiNeu“ zwischen den beiden Vorlagenkategorien „Empfohlen“ und „Persönlich“ wählen.

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Mit einem Trick lassen sich jedoch weiter die persönlichen Vorlagen verwenden. Dazu klickt man auf „DateiOptionenSpeichern“ und trägt im derzeit noch leeren Feld hinter „Standardspeicherort für persönliche Dokumentvorlagen“ den passenden Pfad ein. In Windows 7, 8/8.1 und 10 heißt der Ordner standardmäßig „C:Usersindividueller BenutzernameAppDataRoaming MicrosoftTemplates“.
Diesen Eintrag muss man tatsächlich manuell vornehmen, denn eine „Durchsuchen“-Schaltläche gibt es hier leider nicht. Wenn das Programm nun neu gestartet wird, kann man ab sofort wieder über „DateiNeu“ zwischen den beiden Vorlagenkategorien „Empfohlen“ und „Persönlich“ wählen.
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Büroklammer 2.0: Dateien anhängen in Outlook 2016

Man kennt diese Situation nur zu gut: Man hat für ein Projekt eine E-Mail mit allen wichtigen Details erstellt und möchte jetzt noch schnell die aktuelle Kalkulation anhängen.
Bisher war das nach dem Klick auf die berühmte Büroklammer immer relativ mühsam. Man musste erst zur gewünschte Datei im Unterordner XY auf das jeweilige Netzlaufwerk browsen und konnte erst dann die gewünschte Datei einfügen.
Microsoft hat diesem Umstand in Outlook 2016 Rechnung getragen und gibt den Anwendern jetzt die Möglichkeit die zuletzt verwendeten Dateien in die E-Mail einzufügen. Per Klick auf das Symbol mit der Büroklammer werden die zuletzt im Einsatz befindlichen Dateien angezeigt.
Das bedeutet, wenn man noch schnell ein paar Änderungen in die Excel-Mappe eingetragen und gespeichert hat und danach die E-Mail schreibt, dann erscheint die Mappe automatisch an oberster Stelle der aufgeklappten Liste (auch dann wenn die Datei noch geöffnet ist) und das relativ mühsame Browsen zur Datei entfällt.

Outlook 2016 macht diesbezüglich keinen Unterschied ob die Datei mit dem jeweiligen Programm oder dem Windows-Explorer geöffnet wurde, die zuletzt geöffneten Dateien stehen stets aktualisiert für die E-Mails zur Verfügung, unabhängig vom Dateityp und/oder dem Speicherort.
Am unteren Ende dieser aufgeklappten Liste kann man sogar Dateien aus der Cloud, wie dem OneDrive oder der SharePoint-Website bequem einfügen sowie natürlich den gesamten PC durchsuchen, falls die gewünschte Datei nicht in der Liste aufscheinen sollte.
Einziger (kleiner) Wehrmutstropfen: Leider ist es nicht möglich mittels „Pin“ ausgewählte Dateien in dieser Liste anzuheften, wie man es ja bereits von angehefteten Office-Programmen in der Taskleiste kennt.
Unterm Strich bleibt aber ein benutzerfreundliches Feature, das den täglichen Umgang mit Outlook wesentlich erleichtert.
 
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Office 2016 -Neue Features im Praxistest

Mit Office 2016 hat es Microsoft geschafft, die Benutzer besser bei der Bedienung der Kernapplikationen zu unterstützen. Zwei neue Möglichkeiten fallen dabei besonders auf: Tell Me und Insights.
Tell Me: Der neue Such-Assistent:
Auch wenn Office 2016 einige Neuerungen aufweist, geht es bei der neuesten Version von Microsofts Office-Suite nicht mehr darum, so viele neue Features wie möglich in das Software-Paket zu packen. Die wichtigsten Grundfunktionen haben sich seit Jahren nicht geändert und viele Office-Benutzer verwenden ohnehin nur eine relativ eng begrenzte Bandbreite an Funktionen. Immer wichtiger wird stattdessen, dem Endverbraucher ein effizienteres Arbeiten zu ermöglichen und die vorhandenen Features so effektiv wie möglich zu nutzen.

Genau in diese Richtung weist auch der neue Suchassistent Tell Me – mit seiner Hilfe kann der Nutzer gezielt nach der gerade benötigten Funktion suchen und sich so ein lästiges Durchsuchen der Hilfe-Menüs ersparen.
Tell Me heißt auf Deutsch soviel wie “Sag es mir!” oder “Sie wünschen?”.  Damit ist die Hauptaufgabe des Assistenten auch recht gut umschrieben: Der Assistent hilft dem Nutzer dabei die gewünschte Funktion zu finden, ohne dass dieser sich erst umständlich durch viele Submenüs quälen muss. So funktioniert’s:

Tell Me ist in Office 2016  ein zunächst eher unscheinbares Features: Man erkennt den Assistenten an einem mit einem kleinen Lämpchen markierten Suchfeld am oberen Rand der bekannten Ribbon-Leiste.

In dieses Suchfeld kann der Nutzer bei Bedarf die Funktion eingeben, die er gerade benötigt, z.B. “Einen Kommentar einfügen”.
Anschließend öffnet sich eine Liste mit relevanten Befehlen.
Der Nutzer sucht sich jetzt die entsprechende Funktion heraus, indem er sie anklickt.
Gegebenenfalls öffnen sich jetzt weitere Submenüs, die in einer Vorschauansicht das Ergebnis der Aktion anzeigen.

Hauptvorteil von Tell Me ist, dass man sich nicht zahllose Befehle merken muss und trotzdem relativ zügig findet, was man gerade sucht. Das klingt erst einmal relativ unspektakulär. Wer aber schon einmal versucht hat, in Word die Seitenzahlen ab Seite 2 einzustellen oder andere Spezialaktionen auszuführen und dazu erst unzählige Guides lesen musste, wird diesen Vorteil schnell zu schätzen lernen. Besonders hilfreich ist, dass man in Tell Me nicht den genauen Befehl eingeben muss: Es reicht eine ungefähre Formulierung einzugeben, ähnlich wie bei einer Google-Suche: Der Assistent sucht daraufhin die jeweils passendsten Ergebnisse aus der Datenbank heraus.in weiterer Klick auf diese Vorschau und der Befehl wird ausgeführt.
Mehr Infos findet Ihr in diesem Video.
Web – Kontextsuche mit Insights:
Eine weitere interessante Neuerung in Office 2016 ist Insights: Das neue Suchfeature verknüpft Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook per Microsoft-Suchmaschine Bing automatisch mit dem Internet und liefert dem Benutzer per Mausklick kontextuelle Informationen zu einzelnen Begriffen.

Um das Feature zu benutzen, reicht es einen einzelnen Begriff mit der rechten Maustaste anzuklicken und anschließend “Smart-Search zu wählen: Insights liefert daraufhin Informationen, Bilder oder Fakten zu dem jeweiligen Begriff ohne dass der Nutzer die Office-Oberfläche verlassen muss.
EIn Beispielvideo dazu aus der Excel-Welt findet ihr hier.
Mit TellMe und Insights hat man also zwei neue Möglichkeiten geschaffen, die jeden Office 2016 Anwender ins einer täglichen Arbeit weiterbringen.
Viel Spaß und Erfolg damit.
 
 
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Excel 2016 – Sechs neue Diagrammtypen

Excel 2016 besitzt sechs neue Diagrammtypen, die sich ausgesprochen gut für die Visualisierung von Finanz- oder hierarchischen Informationen sowie das Erkennen statistischer Eigenschaften in Deinen Daten eignen. Zu den neuen Diagrammtypen gehören: Wasserfall (Finanzen), Histogramm, Pareto (Statistik), Kastengrafik, Treemap und Sunburst (Hierarchie).
Hier als Überblick diese sechs neuen Grafen in der Anwendung:
Wasserfall-Diagramm
Für die Visualisierung von Gewinn- und Verlustrechnungen in den Berichten und Jahresabschlüssen ist es üblich, diese Kennzahlen als Wasserfall-Diagramm darzustellen.
Das nachfolgende Beispiel zeigt die Gewinn- und Verlustrechnung aus Sicht der Finanzbuchhaltung.

Office Excel 2016 Wasserfall-Diagramm (Bild Microsoft)

 
Histogramm und Analyse einer Verteilung
Histogramme werden häufig in der Statistik verwendet um Bandbreiten und Frequenzen innerhalb einer Verteilung anzuzeigen.

Office Excel 2016 Histogramm Chart (Bild: Microsoft)

 
Pareto-Chart
Mit Hilfe des Paretodiagramms werden aus vielen Ursachen (n-Parameter) eines Problems diejenigen herausgefiltert, die den größten Einfluss haben. Die Wichtigkeit einer Ursache kann direkt aus dem Diagramm abgelesen werden.
Prinzipiell ist ein Paretodiagramm ein Säulendiagramm-Typ, in dem die einzelnen Werte der Größe nach sortiert zurückgegeben werden. Der größte Wert liegt ganz links, der kleinste Wert ganz rechts im Diagramm. Das Pareto-Diagramm ist ein elementares Qualitätswerkzeug (üblich in der Statistik), ist hilfreich für die Fehleranalyse und wird häufig als Entscheidungshilfe verwendet.

Pareto Chart Paretodiagramm Excel 2016 (Bild: Microsoft)

 
Box & Whisker – Boxplot bzw. Kastengrafik
Ein Boxplot soll einen Eindruck darüber vermitteln, in welchem Bereich die Daten liegen und wie sie sich über diesen Bereich verteilen.
Der Vorteil eines Boxplots besteht darin, dass gewisse Kennwerte einer Verteilung direkt aus der graphischen Darstellung abgelesen werden können, wie z.B. Minimum, Maximum, unteres- und oberes Quartil sowie Median, Maximum und Spannweite.

Box & Whisker – Boxplot bzw. Kastengrafik Excel 2016 (Bild: Microsoft)

 
TreeMaps
stallwanger IT.dev hat diesen Diagrammtyp bereits 2002 für Office (Excel und PowerPoint) per VBA-Code entwickelt … mehr hierzu unter – Maps4Office-Treemap

Treemap Excel 2016 (Bild: Microsoft)

 
Sunburst Chart
Das Sunburst Chart ermöglicht die Visualisierung von relativen Größen auf hierarchischen Ebenen. Mit einem Sunburst-Chart, ist es einfach, die größten beitragenden Segmente innerhalb einer Hierarchie von mehreren Ebenen zu erkennen.

Sunburst Chart Diagramm Excel 2016 (Bild: Microsoft)

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